Google Docs and Spreadsheets es una aplicación que "vive" en internet y permite a sus usuarios disponer de un sencillo editor de textos y hojas de calculo, independientemente de que estén sentados delante de su ordenador, del de su amigo o del de su vecino.
Para usarlo el usuario no debe llevar a cabo ninguna
instalación en su equipo, tan solo necesita una conexión a internet, un
navegador (Safari para Mac aún no lo soporta) y una cuenta de Google (la
de gmail te sirve).
Para acceder a la aplicación accederemos a nuestra
cuenta de gmail y en la esquina superior izquierda veremos una serie de
enlaces a aplicaciones de google. Entre los enlaces esta el enlace a
google docs and spreadsheet.
Accedemos directamente a nuestra "carpeta de
documentos" , donde entre otras cosas podemos decidir crear un nuevo
documento de texto o una nueva hoja de calculo.
Podemos empezar por crear un documento de texto que
nos permitirá comprobar que puede ofrecernos esta aplicacion on-line.
Lo primero que nos encontramos es la interfaz para editar los textos. No
nos pararemos en exceso a explicar como se usan los distintos botones
del editor porque los botones son muy intuitivos y muy similares a los
que encontramos en los editores que conocemos (word, openoffice,
etc...).
Además no es la interfaz del editor lo más destacable
de esta aplicación. De hecho la interfaz de esta aplicación es similar a
los editores que encontramos en algunos gestores de contenidos como
WordPress, Joomla! etc.. La pestaña insert nos da acceso a algunas
utilidades tales como insertar imagenes, comentarios, enlaces etc...
Lo autenticamente sorprendente lo encontramos cuando
nos planteamos "que hacer" con nuestro documento, que hasta este momento
estabamos editando on-line.
Al desplegarse el menu vemos que podemos guardar en
nuestro ordenador una copia del documento que estamos editando en
internet, y podemos hacerlo en distintos formatos, entre ellos rtf, .doc
y pdf. Si,PDF, podemos usar Google D&S para generar ficheros pdf.
Ya hemos comprobado que podemos usar la aplicación
para generar documentos pdf, o rtf que guardaremos en el ordenador. Sin
embargo no se queda ahí la aplicación, son mas interesantes, en mi
opinión, las otras posibilidades que ofrece GDS. Con esta aplicación
podemos publicar directamente en internet un documento (podemos publicar
nuestro curriculo por ejemplo), podemos colaborar varias personas en un
mismo documento, y podemos hacerlo con seguridad, conociendo lo que
cambiamos cada uno y pudiendo volver sobre versiones anteriores del
documento.
Vamos paso a paso, empecemos por compartir un
documento. Supongamos que queremos trabajar en "equipo" con otra
persona. Y que ambos debemos poder hacer cambios en el documento. GDS es
perfecto para esto porque permite al creador de un documento invitar a
otras personas a colaborar en su trabajo. Para ello debemos ir a la
pestaña "collaborate", accedemos a una pantalla donde se nos pregunta
por el email de las personas que queremos invitar. Una vez escrito,
estas personas recibiran por correo una invitación (un enlace) al
documento y podrán empezar a trabajar con nosotros.
Es en este escenario donde más importancia adquiere
el control de cambios del que ya hemos comentado antes porque nos
permite saber que cambios han sucedido y quien los ha realizado.
Ya hemos comprobado como guardar los documentos y
como colaborar varias personas en un mismo trabajo. Ahora vamos a ver
como podemos publicar nuestro documento en la web para que sea accesible
por todo el mundo.
Junto a la pestaña de colaborar podemos ver la
correspondiente a la publicación. Pulsando sobre ella accedemos a la
siguiente pantalla:
Las dos opciones que nos plantea la aplicación son:
-Publicar documento : Esta opción nos asignará una url única que será accesible por cualquier navegante de la red.
-Publicar en blog : Si configuramos
los parametros que se nos solicitan podremos publicar directamente en
nuestro BLOG. Admite publicación en blogs "alojados" como BLOGGER y
publicaciones en webs propios y autonomos a traves de las API's de los
mismos.
Hasta ahora nos hemos fijado más en la parte de los
documentos de texto. La parte de las hojas de cálculo tiene las mismas
funcionalidades básicas. En lo que a la hoja de cálculo se refiere tiene
un editor, un apartado para ordenar celdas en base a criterios, un
apartado para insertar fórmulas y el ya mencionado de las revisiones.
La única funcionalidad autenticamente diferente es la
que se llama "debate". Esta utilidad nos permite chatear con nuestros
colaboradores mientras trabajamos en una misma hoja de cálculo.
Despues de haber conocido de manera general cuales
son las caracteristicas que nos ofrece esta aplicación, queda ahora en
el debe del lector el probarla y sacarle partido. En la opinión del que
suscribe, esta aplicación es una de las mejores que se pueden usar en la
red. La sencillez de su interfaz no debe hacernos pensar que no es
potente. Al contrario, el horizonte de posibilidades que nos ofrece es
amplísimo y realmente se presenta como una autentica alternativa a las
herramientas ofimaticas que tenemos en nuestros equipos.
Trabajos en grupo, repositorio de documentos
on-line, creacion de documentos web.Gracias a esto nuestras tareas son ahora más comodas , rápidas y faciles con esta herramienta.
HECHO POR: Maria Guadalupe Escalante Lobato
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